Les personnes participantes ont consenti à ce que leurs données soient partagées à condition qu’elles soient dénominalisées. Puisque le risque de réidentification ne peut être totalement éliminé, les données seront déposées dans le dépôt institutionnel sous embargo pendant dix ans, avec attribution d’un identifiant permanent (DOI). Si, après cette période, les risques pour la population en cas de réidentification demeurent trop élevés, l’intendance des données sera confiée au service de la Bibliothèque afin qu’elles soient rendues accessibles au moment jugé approprié. Les données seront diffusées sous licence CC BY-SA.

Une version abrégée des données (sans les variables démographiques), accompagnée d’une documentation détaillant toutes les variables recueillies, sera disponible pour maximiser leur visibilité, tandis que les guides d’entrevues et les formulaires de sondage seront partagés sous licence CC BY-NC-SA. Les fichiers audio des entrevues, les retranscriptions et les clés d’identification ne peuvent être partagés et seront supprimés en 2033.

Les deux œuvres étudiées étant dans le domaine public, toutes les photographies originales prises dans le cadre de l’étude pourront être partagées. Ces images seront déposées en format JPEG dans le dépôt institutionnel de l’établissement (qui permet le dépôt par la communauté étudiante). Ainsi, les données auront un DOI qui assurera leur visibilité et traçabilité. Si d’autres œuvres sont photographiées au cours du projet, leurs images seront également déposées, sous réserve que les licences de reproduction le permettent ; dans le cas contraire, des liens vers les collections numériques officielles seront fournis dans une bibliographie détaillée accompagnant les données. Les images seront placées dans le domaine public, tandis que la documentation explicative sera diffusée sous licence CC BY-SA. Les tableaux d’analyse comparant les deux œuvres seront également partagés, et le lien vers la thèse sera ajouté une fois celle-ci publiée. À la fin du projet, le cahier de notes de recherche sera évalué pour déterminer s’il peut être partagé de manière pertinente et éthique, en fonction de son contenu et de sa valeur pour la compréhension du processus de recherche.

Les exigences du financement imposent le partage des données lorsque possible, par le biais d’un dépôt sur le territoire de l’organisme subventionnaire. Une liste de dépôts disciplinaires fiables sera fournie aux équipes, leur permettant de choisir celui qui convient le mieux à la nature de leurs données. Tous ces dépôts sont reconnus par les spécialistes du domaine, respectent les principes FAIR et attribuent un identifiant permanent (DOI), assurant ainsi la traçabilité et la visibilité des jeux de données. Les données brutes des capteurs seront systématiquement déposées, les données finales également, avec la documentation nécessaire pour les comprendre et connaître les transformations qui ont été effectuées. Un article de données sera rédigé pour regrouper les informations essentielles et faciliter la navigation entre les différents dépôts.

Certaines équipes collaborent avec des communautés autochtones et ont rédigé un plan de gestion des données spécifique à leur volet du projet. Le partage des données issues de ces collaborations se fera uniquement selon les volontés des communautés concernées, qui varient d’une communauté à l’autre. La documentation relative à ces décisions est disponible dans les PGD spécifiques.

Les considérations éthiques seront prises en compte par chaque équipe en fonction de la nature des données recueillies, notamment en ce qui concerne la protection des renseignements personnels et le respect du consentement des personnes participantes. Toutes les équipes impliquées dans la collecte de données humaines s’assureront de maximiser le partage tout en respectant les limites établies par les formulaires de consentement et les risques associés.

Dans le cadre de ce projet, les données réutilisées proviennent de sources externes et ne seront pas repartagées, conformément aux licences d’utilisation et aux droits de propriété intellectuelle. Les nouvelles données produites à partir de ces sources ne seront pas partagées non plus, en raison d’une entente contractuelle qui limite leur diffusion avec le producteur des données originales. L’entente signée entre les partenaires a été communiquée à l’ensemble des membres du projet. Bien que les données ne puissent être déposées, leur existence, leur nature et leur rôle dans le projet seront décrits dans la documentation, dans les articles et les actes de conférence afin de garantir la transparence et la traçabilité du processus de recherche.

La préservation à long terme des données sera assurée par le dépôt institutionnel gratuit, reconnu pour sa fiabilité et sa capacité à attribuer des identifiants permanents (DOI). Tous les fichiers utilisés seront enregistrés dans des formats ouverts et non propriétaires, ce qui garantit leur accessibilité future, indépendamment des logiciels ou des systèmes utilisés. Afin d’assurer la pérennité des contenus diffusés en ligne, une copie du site Web du projet sera archivée par le programme de collecte de sites Web de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) (https://www.banq.qc.ca/notre-institution/bibliotheque-nationale/programme-de-collecte-de-sites-web/). Les données hébergées sur le Web seront également déposées dans le dépôt institutionnel pour éviter toute perte lors de la disparition du site. Les données intermédiaires, jugées non essentielles à long terme, seront supprimées deux ans après la fin du projet, conformément au calendrier de rétention établi.

La préservation des données est encadrée par les exigences éthiques et les formulaires de consentement. Seules les données pouvant être partagées seront déposées dans le dépôt institutionnel, qui assure une conservation à long terme. Les documents dont la mise en page est significative seront déposés dans des formats ouverts ou semi-ouverts comme DOCX et PDF, tandis que les formats entièrement ouverts comme ODT et TXT seront privilégiés lorsque possible. Les fichiers audio des entrevues, les retranscriptions et les clés d’identification seront conservés pendant huit ans, conformément au certificat éthique, puis supprimés par la personne responsable du projet ou son remplaçant désigné. La liste des fichiers à supprimer, ainsi que la date prévue, est consignée à la racine du dossier du projet, avec les autres éléments de gestion des données.

L’ensemble des éléments partagés dans des dépôts de données seront préservés par ceux-ci. Un soin sera apporté aux formats de fichiers qui seront déposés. La majorité des photos seront prises avec un téléphone sous format JPEG (compressé, mais ouvert). Les documents textuels, s’il y a lieu, seront partagés sous forme de PDF, le but étant davantage de documenter la recherche plutôt que permettre une réutilisation par d’autres.

La préservation à long terme est assurée par le recours à des dépôts reconnus. Certains des dépôts proposés sont certifiés CoreTrustSeal, garantissant des pratiques rigoureuses en matière d’intendance, tandis que les autres indiquent clairement dans leurs politiques leur engagement envers la préservation durable des données. Les équipes seront encouragées à utiliser des formats ouverts lorsque cela est possible, ou à documenter précisément l’environnement informatique requis pour ouvrir des formats spécifiques.

Les données transférées aux communautés autochtones seront sous la responsabilité de ces dernières, conformément aux ententes prises au début du projet. Avant le transfert, les équipes concernées s’assureront de respecter les formulaires de consentement et les exigences éthiques afin de minimiser les risques pour les personnes ayant participé à la recherche.

Enfin, chaque équipe est responsable de la suppression des fichiers qui ne doivent pas être conservés, en maintenant une liste à jour de ces éléments pour assurer une gestion transparente et conforme aux engagements du projet.

Aucune donnée ne pourra être préservée à long terme, conformément aux ententes établies avec les partenaires et aux obligations liées à la propriété intellectuelle. Les données originales et dérivées demeurent sous la responsabilité des détenteurs initiaux, et leur conservation relève de leurs propres politiques d’intendance. Les sources utilisées seront clairement indiquées dans les résultats de recherche, permettant à la communauté scientifique de contacter directement les partenaires pour accéder aux données, si cela est permis.